为了有效地开发档案信息资源，充分发挥档案服务社会的作用，给利用者提供更便捷、高效的档案利用服务，同时确保学校档案的安全完整，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施条例》、《广东金融学院档案管理办法》等法律法规，结合学校实际，制定本细则。
第一章 总则
第一条 本规定所指的档案是指我校档案馆保管的党群类、行政类、教学类、科研类、外事类、出版类、财会类、基建类、声像类、实物类等档案。
第二条 档案利用是档案信息价值得以实现的过程，其形式有：查阅、借阅、出具证明。查阅是指在档案馆内阅读、复制、摘抄档案信息的利用过程。借阅是指将档案实体借出档案馆阅读档案内容的过程。出具证明是指按照固定格式，依据档案原始记录出具证明材料的档案利用过程。
第三条 馆藏档案的利用，根据档案的门类、内容、密级，规定不同的利用权限、范围和审批手续。
第四条 利用者在著作、展览、影像中引用馆藏档案资料内容时，应注明来源和出处。
第二章利用程序
第五条 查阅已公布开放的档案和资料，本校师生员工应提供工作证、学生证等有效证件；校外单位或个人若需查阅，必须提供单位介绍信（写明查阅内容、目的）和本人有效身份证件。
第六条 学校毕业生查阅其在校期间的学籍档案，须提供毕业证书原件（复印件）或原就读单位出具的证明和本人身份证件。
第七条 委托他人办理查阅的，应提供委托人的有效证件（身份证、工作证、学生证等）和委托证明（委托人签字）。
第八条 本校各单位人员查阅、摘录、复制未开放的档案，应当履行相应的审批手续，填写《广东金融学院档案查阅申请表》，经本单位负责人和档案馆负责人审批同意方能查阅。利用档案涉及原归档单位规定限制利用的，须经原归档单位负责人同意。
第九条 查阅学校党委会、校长办公会会议纪录、重要档案和带密级的档案资料，必须经本单位、档案形成单位负责人和档案馆负责人同意，涉密档案须学校党委保密委员会办公室负责人、主管保密工作的校领导审批。填写《广东金融学院档案查阅申请表》，由档案馆凭审批表的范围查阅相关卷宗。
第十条 会计档案主要供学校财务处会计人员查阅，原则上不对外开放。如有特殊需要，学校内部单位调阅会计档案需经财务处负责人批准，学校外部单位调阅会计档案，要有正式的介绍信，并经财务处负责人同意，方可提供查阅。
第十一条 利用未公开的科研档案，应经业务主管部门或第一完成人同意， 必要时报请学校审查批准。
第十二条 出版类的“审稿意见”，不宜与被审稿的作者见面，只提供给该出版物的编辑人员利用。
第十三条 特殊类档案（主要指声像档案和实物档案）的查（借）阅，须经本单位负责人和档案馆负责人同意，必要时报分管校领导同意，填写《广东金融学院特殊类档案查借阅审批表》，方可查（借）阅。
第十四条 公安、国安、纪检、监察、审计等部门的特殊利用，需分别经学校保卫、纪检、监察、审计等职能部门负责人同意。
第三章利用要求
第十五条 查阅档案必须严格履行登记手续，一般应当在档案阅览室查阅，阅完后立即归还。复制或摘抄的档案材料须经档案馆核查，并加盖档案证明章后方可带出。
第十六条 档案原则上不外借，确因工作需要，应填写《广东金融学院档案借阅申请表》，经档案申请单位、档案形成单位和档案馆负责人批准，必要时报请主管校领导审批。借出者应严格履行借阅手续，并自觉遵守借阅时间，按期归还；一般档案借阅不超过一周，重要档案当日归还，节假日期间档案应送回档案馆保管。凡需延期使用者，须办理续借手续。档案借出后不得转借他人，限有关人员阅读，不得随意扩大范围，严禁带出校外。
第十七条 查（借）阅者应确保所利用档案的完整性和安全性，不得在文件上划线、圈点、折叠、涂改、写眉批和随意摘抄无关的档案内容；未经审批同意不得摄制、复制和转借。违者依据情节轻重依法处理。
第十八条 利用者对档案的内容负有保密责任，不得擅自把档案内容公布扩散或转告他人，因泄密造成不良影响的，要追查责任，违者根据情节轻重依法处理。
第十九条 档案工作人员对查阅或归还的档案，要当面检查清点，验收无误后，按档号放回原处。外借档案如发现有转借、污损、丢失等现象，应写出书面报告，根据不同情况，上报学校处理。
第四章附则
第二十条 本细则由档案馆负责解释。
第二十一条 本细则自发布之日起实施。
