第一章 总 则
第一条 为加强学校各类档案的综合管理，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》（中华人民共和国主席令〔2020〕第47号）、《中华人民共和国档案法实施条例》（中华人民共和国国务院令第772号）和《高等学校档案管理办法》（教育部、国家档案局令第27号）等相关法律、法规，结合我校实际，制定本办法。
第二条 本办法所指的学校档案是指建校以来，在招生、教学、科研、管理等活动中直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种形式、各种载体的历史记录。
第三条 档案工作是学校不可缺少的基础性工作，是推进依法行政、促进科学决策、提高治理水平的必要条件，是保护学校和个人合法权益、维护学校历史真实面貌的一项重要工作。
第四条 坚持和加强中国共产党对档案工作的领导。
第五条 学校档案工作实行统一领导、集中管理的原则。将档案工作纳入学校整体规划、年度工作计划和考核体系，与业务工作同步部署、同步实施、同步发展。档案工作所需的基础设施配备和维护经费，档案日常管理工作经费，档案信息化建设经费，档案宣传、培训等其他经费列入学校年度财政预算。
第二章 机构设置及职责
第六条 学校主要负责人承担档案完整与安全第一责任人职责，并明确一位校领导分管档案工作，校内各单位（含各部处、院系、直属单位，下同）须做好档案的收集、整理、立卷、归档工作。学校设立档案馆，作为学校档案工作的归口管理部门，同时又是保存和利用学校各类档案的专门机构。
第七条 档案馆的主要职责是：
（一）贯彻执行有关法律、法规、规章和国家有关方针政策，建立健全学校档案工作制度规范；
（二）指导学校相关材料的形成、积累、整理和归档，统一管理学校的档案；
（三）负责规划、协调全校档案工作，并对学校各部门档案工作进行业务指导、监督和检查。
第八条 在广州市以外的校区，或者需要特殊条件保管且具有一定独立性的档案，可以根据实际需要设立档案室进行二级管理，业务上接受档案馆的指导、监督和检查。
第九条 学校各单位是档案材料形成与归档的部门，其主要职责包括：
（一）按照学校规定做好本单位的档案材料的收集、积累、整理、立卷等工作，并按归档范围、归档要求，按时向档案馆移交档案；
（二）各单位应在其经费中有计划调拨一定数额作为购置档案装具、设备的费用，用于保管待归档文件材料以及保存于本单位的文件档案资料；
（三）各单位负责人为该单位档案工作的第一责任人，并确定1 名中层负责人分管本单位的档案工作，统筹、督促、审核本单位档案工作相关事务，做好本单位档案工作风险防控；
（四）确定部门兼职档案员，负责具体落实本单位档案工作。要将档案工作纳入其职责范围，并作为检查、考核工作业绩的依据之一。
第十条 学校专职档案工作人员列入学校编制，其职称和待遇按国家有关规定执行。档案队伍专、兼职人员相结合配备。档案工作人员（含兼职档案员）应政治可靠，遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的现代化管理技能。
第三章 档案的管理
第十一条 各类档案是学校的重要财富，应当归档的材料，按照国家有关规定定期向学校档案馆移交，集中管理，维护档案的真实、完整、可用和安全，便于检索、利用和开发。任何单位或个人不得拒绝归档或者将档案据为己有。全体师生员工都有保护档案的义务。
第十二条 学校实行文件材料形成单位、课题组立卷的归档制度。各单位负责档案工作的相关人员应按自然形成规律及时对在工作活动中形成的文件材料进行系统整理和立卷。一般由档案员负责整理组卷，编排页号或件号，填写卷内目录（即移交文件目录），检查合格后按规定时间向档案馆移交。
第十三条 归档文件材料应当为原件。经学校信息系统形成的电子文件及纸质文件电子版归档工作，按照国家有关电子文件归档与管理的相关规定执行。
第十四条 归档的文件材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式，按照《广东金融学院档案材料立卷归档工作细则》形成档案，且符合下列要求：
（一）纸质档案材料和相应的电子档案材料同步归档；
（二）归档的文件材料应纸质优良，规格标准，书绘工整，使用碳素墨水或蓝黑墨水书写或电脑打印，照片、录像带、录音带等特殊载体档案，应具备图像、声像清晰，符合有关规范标准的要求；电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）、《文书类电子文件元数据方案》（DA/T 46-2009）、《照片类电子档案元数据方案》（DA/T 54-2014）、《录音录像类电子档案元数据方案》（DA/T 63-2017）执行；
（三）案卷标题简明确切，卷内目录、备考表符合规范要求；
（四）归档的档案材料著录信息符合学校档案管理系统要求。
第十五条 档案移接手续：档案馆负责指导立卷工作和接收归档材料。接收档案必须履行手续，按照文件材料移交目录的有关内容填写一式二份（另拷贝电子文档一套），交接双方经核对无误，方可办理签收手续。
第十六条 学校档案材料归档时间为：
（一）能够按年度归档的单位在次年5月底以前将上年度形成的综合文书等材料归档；
（二）各院（系）毕业生的毕业合影（分班级），学籍表及成绩单应在学生毕业当年暑假前归档；学位材料应在授予学位的学期末或下学期初归档；
（三）科研类、设备等项目档案以及专题性、成套性档案，在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档；
（四）基建类档案应当在项目完成竣工验收后三个月内归档；
（五）会计档案在会计年度终了后可暂由财务部门保管三年，期满后的次年10月底前归档；
（六）实物类档案随时归档。由于特殊原因不能按时归档的，应先将实物档案进行登记编号后，由归档部门向档案馆办理借用手续。
第十七条 在科研成果申报、基建工程竣工验收和仪器设备（价值在10万元以上）验收等工作中，业务主管部门应对相关文件材料进行完整性、准确性、系统性审查或验收，按时归档。
第十八条 凡由本校各单位与其他单位分工协作完成的项目，学校应当至少保存一整套档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应将复制件送交学校档案馆保存。
第十九条 档案馆除按照国家有关规定接收移交的档案外，还可以通过接受捐献、购买、代存等方式收集档案。
第二十条 个人在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体形式的文件材料，必须按规定的移交时间移交给本单位的专兼职档案员转交学校档案馆及时归档，任何个人不得据为已有。档案馆征集或接受个人捐献其在非职务活动中形成的珍贵档案材料，对捐赠者颁发广东金融学院捐赠证书。
第二十一条 对校内调动的人员，原所在单位有责任督促其必须办理文件移交手续方可离开原岗位。对调出以及离、退休人员，在办理调离和退休手续前，必须清还档案，否则人事部门不予办理调离手续。长期出国人员在出国前应及时向档案馆清退档案材料。
第二十二条 馆藏档案材料如需更正或者替换，必须履行相应的审批手续，未经许可和办理相应的手续，不得擅自涂改、撤换。
第二十三条 档案馆应当配置适宜安全保存档案、符合国家有关规定的专门库房，配备防火、防盗、防水、防光、防尘、防有害气体、防有害生物以及温湿度调控等必要的设施设备。根据档案的不同等级，采取有效措施，加以保护和管理。定期进行安全检查，遇有特殊情况，应立即向学校主管领导报告，及时处理，消除安全隐患。
第二十四条 涉密档案的管理和利用，密级的变更和解密，应当依照有关保守国家秘密的法律、行政法规规定办理。
第二十五条 档案馆应当不断研究和改进档案的保护条件，对已破损、虫蛀、霉烂和字迹褪色的档案，应及时修复或复制，并做好登记和修复说明。
第二十六条 档案馆应做好档案的鉴定销毁工作。对于保管期限已满的档案，须与档案形成部门组成档案鉴定小组，提出销毁或变更保管期限的意见。拟销毁的档案编制清册，报主管档案工作的校领导审批，同意后予以销毁。销毁档案时应指定专人实施，有关部门派人监销，并在销毁清册上签名。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
第二十七条 档案馆应建立完善档案统计工作，定期对档案的收入、移出、库存量、档案的利用等情况进行统计。依照国家有关规定和要求报送本校档案工作基本情况统计报表。
第四章 档案的利用与开放
第二十八条 档案馆按照国家有关规定向全校和社会公布开放档案，提供档案利用服务。未经学校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。馆藏档案属下列情况之一者，不对外公布：
（一）涉及党和国家秘密的；
（二）涉及专利或技术秘密的；
（三）涉及个人隐私的；
（四）档案形成部门规定限制利用的。
第二十九条 凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后， 均可以利用属于开放范围的档案。
（一）学校教职工因教学、科研等工作需要查阅档案者，凭本人工作证；校外单位或个人，须持有单位介绍信、身份证等合法证件；校友要求利用其学籍档案的，持本人毕业证或原就读单位出具的证明查阅；
（二）利用档案涉及知识产权、个人信息的，应当遵守有关法律、行政法规的规定；
（三）港澳和台湾同胞、海外华侨要求利用档案，须经有关主管部门出具相关证明；
（四）境外组织或者个人利用档案的，应按国家有关规定，经学校有关部门批准后办理。
第三十条 查阅、摘录、复制未开放的档案，应当履行相应的审批手续。利用未公开的科研档案，应经业务主管部门或第一完成人同意，必要时报请学校审查批准；利用涉密档案，应由学校党委保密委员会办公室审批，必要时报请主管校领导审批。
第三十一条 档案原则上不外借，确因工作需要，应经档案馆负责人批准，必要时报请主管校领导审批。借出的档案不得转借，如发现有损坏、丢失档案等情况，应视情节及造成的后果，依据有关规定追究责任。
第三十二条 向档案馆捐献、寄存档案的单位和个人，可以优先利用该档案，并可以对档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见。向学校捐赠或者委托档案馆代管档案的利用应当征得捐赠者或者委托人的同意。
第五章 档案信息化建设
第三十三条 学校应当将档案信息化纳入学校信息化建设规划，加强档案信息化建设，保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用。
第三十四条 学校应当积极推进电子档案管理信息系统建设，加强办公自动化系统、业务系统归档功能建设，并与电子档案管理信息系统相互衔接，实现对电子档案的全过程管理。学校信息化管理部门应做好监督指导。
第三十五条 电子档案应当符合下列要求：
（一）来源可靠。由合法、明确的形成者，在履行法定职责或者处理事务活动中产生，形成者、形成活动、形成时间可确认，形成、办理、整理、归档、保管、移交等系统安全可靠。
（二）程序规范。全过程管理符合国家相关法律法规以及标准规范的规定，并且准确记录、可追溯。
（三）要素合规。内容、结构、背景信息和管理过程信息等构成要素符合国家相关标准规范要求。
第三十六条 学校各单位在业务系统建设和升级改造过程中，应当考虑电子档案管理需求，在电子文件形成时自动或半自动开展鉴定、整理工作，实施预归档。重要业务系统验收前应进行业务系统在线归档功能验收。
第三十七条 电子档案移交接收网络以及系统环境应当符合国家关于网络安全、数据安全以及保密等的规定。不具备在线移交条件的，应当通过符合安全管理要求的存储介质向档案馆移交电子档案。
第三十八条 建立档案数字化常态机制，有序开展档案数字化工作；档案数字化应当符合真实性管理要求，数字化过程的元数据应当收集齐全，数字复制件应当保持原貌并纳入电子档案管理系统统一管理。已经实现数字化的，应当对档案原件妥善保管。
第六章 奖励与处罚
第三十九条 学校建立档案工作检查、考核和评估制度。明确岗位职责，对在档案工作中作出下列贡献或成绩的单位或个人，给予表彰奖励：
（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；
（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；
（三）在档案史料研究及档案文化传播工作中做出重要贡献的；
（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校档案馆的。
第四十条 有下列行为之一的，学校对直接负责的主管人员和其他直接责任人依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任：
（一）玩忽职守，造成档案损毁、丢失的；
（二）擅自提供、抄录、复制、公布档案的；
（三）篡改、损毁、伪造或者擅自销毁档案的；
（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；
（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；
（六）其他违反档案法律法规的行为。
第七章 附 则
第四十一条 本办法若与国家、地方有关规定不一致，按国家、地方有关规定执行。本办法由学校档案馆负责解释。
第四十二条 本办法自印发之日起施行。原《广东金融学院档案管理办法》（粤金院〔2018〕50号）同时废止。
