为适应档案利用工作的需要，实现档案编研材料管理的标准化和规范化，结合我院实际情况，特作此规定：
一、学院综合档案室编写的编研材料，按编研材料形成的领域范畴，结合编研材料记述和反映的内容、特点，模仿学院实体分类办法的模式对所有编研材料实行统一分类排架，以便为进一步提高查阅利用的工作效率和效益奠定良好的基础。
二、学院档案室编研材料的档号由年度号、分类号、案卷号三大部分组成，用连接号“—”连接各组代码。即年度号—分类号—案卷号。其模式如：20××—BY11—1～n。
1 年度号由四位阿拉伯数字组成。
2 分类号是档号的主体，一般由实体分类的一、二级类目的标识符组成。
一级类目的标识符取类目名称主词的汉语拼音的第一个字母，如编研标识符号：BY
二级类目的标识符号采用双位制编码（用阿拉伯数字表示），各类的第一个二级类目，即“综合”均为“11”，其余可以从12依次层累为12、13、14……
3、案卷号即案卷顺序号，它是在分类号的最下位类目内，对该类目内的案卷编制的顺序号，用阿拉伯数字按1～n标识。
三、分类原则：
1、综合 用BY11表示，内容包括：广东金融学院全宗指南、组织沿革、大事记、年鉴、各类规章制度等。
2、文件汇编 用BY12表示，内容包括学院行政、党委发文汇编，专题文件汇编以用对本院工作有依据性、长远利用价值的外部文件汇编。
3、基础数据汇编 用BY13表示，内容包括：高等学院基层报表汇编及系统的、综合性的、反映本院历史全貌的基础数字汇编以及有关的数据分析材料。
4、其他 用BY14表示，内容包括：各类专题目录、专题汇编、广东金融学院信息、教学计划、基建投资计划以及有查考价值的材料汇编等。
