为确保档案材料中的国家秘密安全，根据国家《中华人民共和国保守国家秘密法》和《中华人民共和国档案法》及有关法规，特制定本制度。
第一条 档案工作人员应严守党和国家秘密，认真执行国家《中华人民共和国保守国家秘密法》及有关法规和学院保密制度，做好档案安全保密工作。
第二条 档案工作人员不得擅自复印、摘抄、传播具有内部和秘密性质的档案材料或内容。
第三条 对不归档的重要的秘密文件材料及经档案保密鉴定小组鉴定，需要销毁的秘密级以上的档案材料，必须登记造册，经主管档案工作的院长批准后，由2个人以上共同负责监销。平时办公废纸、废文件、重复件，不得随意丢掉，必须按规定销毁。
第四条 在档案整理工作中，应将秘密与非秘密的文件材料严格区分，分别组卷，并在秘密档案的“案卷封面”和“案卷目录”中注明“秘密”或“机密”字样，以引起利用工作时注意，防止泄密。
第五条 尚未整理装订的档案材料，不得随便堆放，必须置放于柜内，妥善保管。
第六条 严格执行档案材料接收、保管和提供利用制度，认真履行核对、签字、登记、注销等手续。经管秘密级的人员，调动工作时，应向接替人员办理移交手续。
第七条 档案库房必须配备安全防范设施，非经管（或本室）人员，未经同意，一律不得入内。
第八条 秘密级档案材料，一般情况下，只供在阅览室查阅。若需借出，应办理审批手续，方可借出，借出后须承担档案秘密的安全责任。
第九条 借阅非本部门形成的属内部和秘密的档案材料，须凭单位介绍信，并经学院综合档案室主任或档案形成部门负责人批准，方可查阅。
第十条 复印秘密级档案材料，应严格履行审批、登记手续。复印件应标明复印单位、份数、日期，并同原件一样管理。复印必须在综合档案室复印。
第十一条 综合档案室必须履行行政监督职能，对保护秘密级档案安全有功者，提请学院给予表扬、奖励；对遗失、泄露秘密级档案者，提请学院给予处理处分。
第十二条 附：《保密守则》
保密守则
（一）不该说的机密，绝对不说。
（二）不该问的机密，绝对不问。
（三）不该看的机密，绝对不看。
（四）不该记录的机密，绝对不记录。
（五）不在非保密本上记录机密。
（六）不在私人通信中涉及机密。
（七）不在公共场所和家属、子女、亲友面前谈论机密。
（八）不在不利于保密的地方存放机密文件、资料。
（九）不在普通电话、明码电报、普通邮电局传达机密事件。
（十）不携带机密材料游览、参观、探亲、访友和出入公共场所。
