您所在的位置: 首 页 --> 藏馆介绍 --> 正文>

广东金融学院档案馆简介

发布时间:2017-05-16

一、广东金融学院档案馆情况简介

广东金融学院档案馆成立于1991年10月,时称为广州金融专科学校档案室,1992年改名为广州金融高等专科学校综合档案室,2004年5月学院升格为本科院校后,改名为广东金融学院综合档案室,2006年7月,档案馆由行政办公楼一楼搬迁至教学实验中心十二楼,面积由原来的100多平方米增加至近1000平方米,2014年3月,根据学院党委关于新一届中层组织机构设置的决定,综合档案室更名为档案馆,升格为正处级独立建制部门。

档案馆设有综合库房、财会库房、实物库房、电子库房、办公室、阅览室、收集室、整理室。现有档案柜215个(含密码柜5个),服务器1台。

档案馆于2006年被评定为省一级档案综合管理单位,2008年被评定为省特级档案综合管理单位,在2007-2008年省直单位年度评估中被评为优秀,2008-2009年中又被评定为省直单位年度评估免检单位,同年还被学院评为优秀单位,2010年在省直单位年度评估非现场评估中被评为优秀单位。

截止今年5月,档案馆库藏有12门类的档案材料,案卷级为21116卷(册),文件级为124617件,其中本年度新增案卷级档案1867卷(册);新增文件级档案7137件。另外,相片库藏为2426张,本年新增412张;电子文件200条,同时还另存有密级和印章档案类。各类档案均编制了卷内文件目录、案卷目录,共编制有12门类221本档案目录,续编了全宗指南、组织沿革、大事记、档案目录、文件汇编、专题汇编、基础汇编、档案工作、全引目录等9个大类编研材料。

档案馆现使用DARMS电子文档数据中心系统,档案案卷级目录和文件级目录100%进行电脑管理,库房内全部档案都可以用电脑检索。此外,部分电子档案也已开始建设,今后,电子档案的管理将成为主要工作重点。

二、广东金融学院全宗内档案情况简介

1、档案数量

档案馆馆藏档案分为上级、党群、行政、教学、科研、基建、外事、声像、财会、出版、设备、实物等12个门类,现每年均能照要求做好各类档案的整理归档工作。至今年5月,档案馆库藏档案案卷级共计21116卷(册),文件级共计124617件,其中本年度新增案卷级档案1867卷(册),新增文件级档案7137件,相片库藏为2426张,本年新增412张,电子文件200条,同时还另存有密级和印章档案类。

2、档案的完整程度

档案馆保存了1950年建校以来的档案,其中,1950年仅存有一本相册。现存档案主要是1972年以来的经分类整理的上级文件、党群、行政、教学、科研、基建、外事、声像、财会、出版、设备、实物等12个门类的档案。

3、档案利用价值及鉴定情况

学院各类档案材料相对齐全完整,可反映出学院的基本历史概貌。对于学院的重要材料,比如学院成立文件、更名请示与批复、计划与总结、机构设置、干部任免、统计报表及名册等材料都比较完整,对于编史修志、规划发展等均具有可查利用价值。

档案鉴定方面,学院成立了由各有关方面负责人组成的档案鉴定小组,制定了学院各类档案的保管期限表。并按规定做好了档案材料的鉴定销毁手续。

4、检索工具的配置情况

本院各类档案均编制了卷内文件目录、案卷目录,共编制有12门类(包括上级文件)221本档案目录。

本年度继续对档案目录、文件汇编、专题汇编等编研材料进行续编,共续编了30多本编研材料,这些编研材料准确、系统地为学院教学、行政各单位业务工作提供了档案信息,提高了档案服务质量。

档案馆配有专门的借阅室,并配有专门电脑进行档案查询,库房内全部档案目录和部分电子档案以及编研材目录都可以用电脑检索。电子文件与纸质文件归档管理双轨制运行有序,归档的电子文件进行了定期备份管理。

三、广东金融学院全宗内档案内容与成分介绍

广东金融学院全宗包括上级文件、党群档案、行政档案、教学档案、科研档案、基建档案、外事档案、声像(照片)档案、财会档案、仪器设备档案、出版档案、实物档案共12个种类档案。

档案主要来源于1950年以来的学校各系及各职能部门行使职权、处理工作中所形成的各种文件,或教学、科研等业务活动中积 累的资料。由上述部门把各自工作中形成的具有保存价值的文件材料及各种载体的资料定期向校档案室移交,经过整理组卷,编码排列,成为可以提供查阅利用的档案。这些档案材料,真实地反映了学校各时期的面貌,对于学校编史修志、以及当前行政管理、教学、科研、维护学校或师生员工个人利益,具有重要的借鉴、参照或凭证作用。

现库藏档案保存的文件中,最早形成的年代是1972年。为了便于档案资源的开发利用,在全宗内相继编制了多种检索工具和参考资料。

档案内容与成分介绍:

(一)党群类

主要内容:历年党委会、常委会、党委扩大会议记录、总支书记会议记录。党委工作计划、总结,党委工作《大事记》、《情况简报》、《党内动态》等材料;学校历届党代会材料、历年党员情况统计表、党内统计报表、中层干部名册、党内奖惩材料、党员干部任免文件。纪检工作计划、总结、统计表,党纪处分、复查等材料;历年党委组织、宣传、统战工作计划、总结、报告等材料;统战工作会议如季度民主协商会,人大代表、政协委员例会、民主党派骨干会等记录。工会工作计划、总结、报告、表彰先进等材料,历届职代会、教代会材料。历年团委工作计划、总结、报告、团代会、学代会材料,对团员的处分、复查决定,表彰先进、任免干部、撤建社团的决定等。

1950年—2012年党群类档案共计899卷。

(二)行政类

主要内容:历年校务会议记录、校长办公会议记录、纪要,历年学校工作计划、报告、总结,历年学校各部门职责、规章制度、条例等文件材料。学校组织机构增设撤并情况登记表,历年先进集体、优秀教职工文件汇集,历年教职工名册。

1950年—2012年行政类档案共计1111卷。

(三)教学类

主要内容:学校历年专业设置情况及招生计划;历年各种教学计划,开课计划,主干课教学大纲; 教务处及各系安排教学工作、教学改革计划、报告、总结;历年本校制订的有关教学的规章制度;有关教学检查、教学质量评估的材料。

各种有关本校基本办学方针,情况的文件。本校历年来各类学生名册,包括新生名册、分省招生名册、学生在校名册、休退学名册、毕业生名册、毕业生分配方案及学生成绩册(包括本科、专科生)、学生学籍卡片。

1950年—2012年教学类档案共计4255卷。

(四)科研类

主要内容:包括历年科研工作的计划、规划、报表、总结材料;有关科研成果的转让协议、合同;历年科研成果汇编材料;科研项目统计、科研经费的使用情况及学会工作材料等。科研项目计划任务书、合同、研究计划及预决算材料;科研过程中的各种原始记录、数据处理材料、设计图纸、工作小结及实物等;研究报告、论文专著、鉴定证书、鉴定会材料及推广应用意见;科研成果报告表、奖励申报与审批材料等。

1950年—2012年科研类档案共计1603卷。

(五)基建类

主要内容:历年的学校基建规划、基建工作计划、报告、总结、报表、基建项目的审批材料及完工、交付使用方面的材料。

基建技术性文件,主要有:基建工程项目的提出、调研、决策、计划、勘探、设计、施工、调试、竣工、使用等方面的文字材料和工程技术文件。

1950年—2012年基建类档案共计511卷。

(六)设备类

主要内容:仪器设备的管理文件档案,内容包括仪器设备工作的计划、总结、会议记录、请示、报告、批复、各类报表及各项规章制度。

1950年—2012年设备类档案共计341卷。

(七)出版类

主要内容:出版类档案是我校自行编辑出版的各种刊物、书籍归档案卷。刊物性质包括本校校刊、学报、有关教学、科研的学术性刊物。

1950年—2012年出版类档案共计175卷。

(八)外事类

主要内容:包括工作计划、报告、总结及外事活动中形成的审批材料;外国留学生学籍、学位材料;本校与国际间合作与交流材料;聘请外国专家、学者来校讲学、合作研究、考察、出席国际会议等活动中有关审批材料,以及在上述活动中形成的回国报告、总结、论文等材料。

1950年—2012年外事类档案共计232卷。

(九)财会类

主要内容:包括财务工作的文件,校财务预算、决算报告,财务状况调查表、统计表等;记帐凭证、帐册。报表册、工资册、学生助 学金发放清册;财务档案移交、销毁清册。

1950年—2012年财会类档案共计9784卷。

(十)声像档案

主要内容:包括学院校舍照片;校庆照片;工会活动照片;知名人士访校照片;校友会成立照片;毕业生照;校长、书记等人物照片。

1950年—2012年声像类档案共计922卷。其中,照片(SX12)2426张,录像带(SX14)档案597盒,光盘(SX13)档案134盒,全部重新按照电子档案归档保管要求,购置了专门的电子防磁柜进行保管。

(十一)实物

主要内容:上级领导来我院视察、指导工作时的时题词、赠言手迹;出席在学院召开的各种重要国际、国内学术会议的有关领导及国内外友人的题词、赠言手迹;学院团体和师生员工在院内外获得的各级各类奖杯、奖状、奖章等奖品及荣誉证书;友好单位或个人赠送给学院的反映重要活动的锦旗、赠匾等纪念品;境内外友好单位和友好人士及校友赠送给学院的礼品、纪念品;学院各个历史时期的证件和徽章样品,如工作证、学生证、毕业证、借书证、校徽、纪念章、纪念册等;学院师生员工创造发明、勤工俭学制作的实物及模型等。

1950年—2012年实物档案有494件。

(十二)印章档案

主要内容:包括广东金融学院的前身广东银行学校、广州金融专科学校、广州金融高等专科学校使用过的印章。

1950年—2008年印章档案共有19盒213个。

(十三)上级文件

主要内容:包括中央级、省级、市级和地方级文件,以及相关资料。

1950年—2012年上级文件共有779卷。

档案馆

二零一四年七月25日