全校各单位：

档案是学校的重要资源，具有存凭、留史、资政、育人等多种功能。为规范我校档案工作，确保2022年度形成的各类档案材料及时、完整地收集归档,现将有关事项通知如下：

一、归档范围

（一）2022年各单位在教学、科研、党政管理和其他各项活动中形成并处理完毕的具有凭证依据作用和查考利用价值的文件材料（包括纸质文件、照片、音像材料、电子文件、实物等），详见《各单位文件材料归档范围一览表（2022年度）》（附件1）。

（二）因特殊原因往年未及时归档的文件材料，请各相关单位按归档文件材料的要求分年度整理好，与2022年文件材料同时移交。

二、移交时间

（一）按自然年度归档的纸质文件、电子文件、声像光盘和实物档案应于2023年5月12日（星期五）前完成移交工作。

（二）本科毕业生学籍成绩、研究生学位材料等在暑假前完成移交工作。

（三）科研类文件材料应于项目完成后两个月内移交；基建类材料于项目完成并通过鉴定验收后三个月内移交。

（四）声像材料于工作活动结束后一个月内移交，毕业生集体合影照于学生离校前完成移交。相关要求详见附件2。

（五）重大活动文件材料应在活动结束后两个月内移交。

三、归档要求

（一）此次移交档案时，不要求在档案管理系统中移交审核，请按照“广东金融学院档案移交目录（2022年）”（附件3）的要求填写相关内容。

（二）提高文件归档质量，做到归档文件齐全、内容完整。归档文件应加盖单位印章、领导人或经办人签字；复印件原则上不得归档。此次档案移交不要求所有与纸质材料相配套的电子材料，但凡印刷成书、册的材料，必须提交相匹配的电子材料（统一PDF格式，并刻录光盘）。

 （三）加强实物档案的收集、整理、保护和归档工作。在办理实物档案移交手续时，请提前与档案馆联系，以便协调安排。

（四）任何单位和个人，不得将应归档案据为己有或延滞不归。

四、注意事项

（一）凡涉及学校收发文和会议纪要的，以党办、校办移交为准，各单位不用将此部分移交给档案馆。

（二）各单位的形成的会议记录、发文由本单位自行保管。

（三）请各单位按照本通知要求的时间完成档案移交，档案移交时需打印档案移交目录一式二份。

（四）在文件材料移交过程中，如有疑问，请及时与档案馆联系：6106、6107。

 

附件：1.各单位文件材料归档范围一览表（2022年度）

     2.关于做好声像档案归档的通知

     3.广东金融学院档案移交目录（2022年）

             档案馆

              2023年3月28日