关于收集2018年度档案材料的通知

各部门：

根据《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》的有关规定，为确保我校2018年归档工作的顺利进行，请各部门于4月30日前将2018年产生与办理的应归档文件资料按时移交档案馆（教学实验中心12楼）。现将有关事项通知如下：

一、归档范围：

1、2018年1月1日至12月31日期间，学校党政管理、科研、教学、外事、基建、资产设备管理等各项活动中产生的具有保存价值的文件材料，均应归档。各部门文件材料归档范围请参照“2018年学院中层部门档案材料归档管理责任书”中的部门归档范围。

2、归档文件材料包括纸质材料和声像、电子等文件材料（如照片、光盘、磁盘等）。各部门参照本部门的归档范围，登陆“广东金融学院档案管理系统”录入应归档材料目录并上传电子文件，经档案馆检查无误后将纸质文件材料和电子版一同归档。

3、各部门参照《广东金融学院档案管理办法》的要求，将应归档的获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗等（省级以上）及具有保存价值的实物档案整理归档。

二、移交要求：

1、纸质档案原则上须配备电子档案，所有电子档案须跟纸质档案一致，电子档案应符合归档要求，文件型电子档案格式为PDF，声像照片格式为JEPG，视频资料格式为MPG、MP4。

2、归档材料应为原件，原则上不接收复印件。

3、各部门档案员负责本部门归档材料的收集、整理、录入上传工作，保证归档文件材料收集完整齐全，并按时移交档案馆。

4、归档材料必须完整，档案员在整理过程中要逐份（件）检查，不能缺项、漏项，不能把属于一个内容的档案材料分割开或遗漏。

5、归档的声像、实物档案须标明事由（事件）、人物、时间、地点；归档的电子档案须标明与纸质档案相符的标题及时间。所有照片（包括纸质和数码）都必须注明题名，其题名应简明概括、准确的反映照片的基本内容、人物、时间、地点、事由等要素。

6、各部门档案员如果在管理系统使用和档案材料整理中遇到问题，可以通过电话（6107、6310）、“广金档案工作QQ群”与档案馆联系。

三、档案的移交：

（一）移交档案时，交接双方当面检查，按立卷归档要求进行验收，不符合要求的要退回部门返工，直至验收合格后方可办理移交手续。

（二）部门移交档案材料时必须填写档案移交清单，清单一式二份，经交接双方签字后各留一份备查。

（三）归档移交时间：党政部门和按年度归档的部门，请于4月30日前移交2018年度归档文件材料。科研、基建项目和专题性、成套性的档案材料，在项目完成并通过鉴定验收后的2个月内归档。

四、移交档案公布：

各部门档案移交情况将于5月30日前公布，档案移交的完整程度将按照“学院中层部门档案材料归档管理责任书”的要求作为年终考核的一项重要指标。

档案馆

2019年3月7日