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广东金融学院关于开展2012年度档案材料收集工作的通知
发布时间:2014-07-25

 

(广东金融学院文件,粤金院〔2013〕22号,广东金融学院关于开展2012年度档案材料收集工作的通知)

全院各单位:

根据档案工作安排,我院2012年档案收集工作开始进行,请各单位于4月30日前将2012年产生的所有应归档文件材料整理移交综合档案室(教学实验中心12楼)。现将有关事项通知如下:

一、归档范围:

(一)2012年1月1日至12月31日期间,学校党政管理、科研、教学、外事、基建、资产设备管理等各项活动中产生的具有保存价值的文件材料,均应归档。各单位文件材料归档范围请参照“2010年学院中层部门档案材料归档管理责任书”中的部门归档范围。

(二)归档的文件材料包括纸质材料和相应的声像、电子等文件材料(如照片、光盘、磁盘等)。各单位参照本部门的归档范围,利用“广东金融学院档案管理系统录入应归档材料目录并上传电子文件,经档案馆检查无误后将纸质文件材料和电子版一同归档。

(三)各单位参照《广东金融学院档案管理办法》的要求,将应归档的获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗等(省级以上)及具有保存价值的实物档案整理归档。

本次整理移交的归档材料是2012年各单位产生的归档材料和上级有关来文,以及往年应归档但尚未归档的文件材料。

二、归档要求:

(一)归档的材料应为原件,复印件不可归档。

(二)各单位档案员负责本部门归档材料的收集、整理、目录录入及工作。保证归档文件材料收集完整齐全,并按时移交综合档案室。

(三)归档材料必须完整,档案员在整理过程中要逐份(件)检查,不要缺项、漏项,不要把属于一个内容的档案材料分割开或遗漏。

(四)各单位档案员如果在管理系统使用和档案材料整理中遇到问题,可以通过电话(6106、6107)、“广金档案工作QQ群”或档案管理系统(系统网址为:http://172.16.29.95/das/)的实时在线交流系统与综合档案室联系。

(五)归档的声像、实物档案须标明事由(事件)及时间。

(六)对于保密性强,不便于移交档案室的材料,由本部门按要求立卷归档,指定专人负责,但应向综合档案室移交归档目录(含电子版),注明存放地点。

(七)各单位应高度重视,严格执行档案移交制度,部门负责人要认真把好归档材料的审核关,按时完成年度归档工作。

三、档案的移交:

(一)移交档案时,交接双方当面检查,按立卷归档要求进行验收,不符合要求的要退回部门返工,直至验收合格后方可办理移交手续。

(二)部门移交档案材料时必须填写档案移交清单,清单一式二份,经交接双方签字后各留一份备查。

(三)归档移交时间:党政部门和按年度归档的部门,请于4月30日前移交2012年度归档文件材料。科研、基建项目和专题性、成套性的档案材料,在项目完成并通过鉴定验收后的2个月内归档。

四、移交档案公布:

各单位档案移交情况将于5月10日前公布,档案移交的完整程度将按照“学院中层部门档案材料归档管理责任书”的要求作为年终考核的一项重要指标。

广东金融学院

2013年3月12日

广东金融学院院长办公室 主动公开 2013年3月12日印发