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关于收集2016年度档案材料的通知
发布时间:2017-04-13

 

各部门:

根据《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》的有关规定,为确保我校2016年归档工作的顺利进行,请各部门于4月30日前将2016年产生与办理的应归档文件资料按时移交档案馆(教学实验中心12楼)。现将有关事项通知如下:

一、归档范围:

1、2016年1月1日至12月31日期间,学校党政管理、科研、教学、外事、基建、资产设备管理等各项活动中产生的具有保存价值的文件材料,均应归档。各部门文件材料归档范围请参照“2014年学院中层部门档案材料归档管理责任书”中的部门归档范围。

2、归档文件材料包括纸质材料和声像、电子等文件材料(如照片、光盘、磁盘等)。各部门参照本部门的归档范围,登陆“广东金融学院档案管理系统”录入应归档材料目录并上传电子文件,经档案馆检查无误后将纸质文件材料和电子版一同归档。

3、各部门参照《广东金融学院档案管理办法》的要求,将应归档的获奖证书、奖牌、奖杯、锦旗等(省级以上)及具有保存价值的实物档案整理归档。

二、移交要求:

1、纸质档案原则上须配备电子档案,所有电子档案须跟纸质档案一致,电子档案应符合归档要求,文件型电子档案格式为PDF,声像照片格式为JEPG,视频资料格式为MPG、MP4。

2、归档材料应为原件,原则上不接收复印件。

3、各部门档案员负责本部门归档材料的收集、整理、录入上传工作,保证归档文件材料收集完整齐全,并按时移交档案馆。

4、归档材料必须完整,档案员在整理过程中要逐份(件)检查,不能缺项、漏项,不能把属于一个内容的档案材料分割开或遗漏。

5、归档的声像、实物档案须标明事由(事件)、人物、时间、地点;归档的电子档案须标明与纸质档案相符的标题及时间。所有照片(包括纸质和数码)都必须注明题名,其题名应简明概括、准确的反映照片的基本内容、人物、时间、地点、事由等要素。

6、各部门档案员如果在管理系统使用和档案材料整理中遇到问题,可以通过电话(6107、6310)、“广金档案工作QQ群”与档案馆联系。

三、档案的移交:

(一)移交档案时,交接双方当面检查,按立卷归档要求进行验收,不符合要求的要退回部门返工,直至验收合格后方可办理移交手续。

(二)部门移交档案材料时必须填写档案移交清单,清单一式二份,经交接双方签字后各留一份备查。

(三)归档移交时间:党政部门和按年度归档的部门,请于4月30日前移交2016年度归档文件材料。科研、基建项目和专题性、成套性的档案材料,在项目完成并通过鉴定验收后的2个月内归档。

四、移交档案公布:

各部门档案移交情况将于5月30日前公布,档案移交的完整程度将按照“学院中层部门档案材料归档管理责任书”的要求作为年终考核的一项重要指标。

档案馆

2017年4月13日