根据《档案法》和国家教委《普通高等学校档案管理办法》以及《高等学院档案工作规范》精神，进一步明确各级分管档案工作的领导和专（兼）职档案干部的职责范围，特制订本规定。
一、分管全院档案工作的院领导职责
1、领导全院宣传、贯彻《档案法》、国家教委《普通高等学校档案管理办法》及党和国家有关档案工作的方针政策，决定召开全院档案工作会议；
2、负责将档案工作纳入学院整体发展规划，列入学院议事日程，审查学院档案工作的重要规章制度、计划、报告；
3、关心档案室的建设与发展，及时协调解决其工作中的重大问题。
二、分管档案工作的院办主任工作职责
1、根据上级档案工作的原则要求，结合学校的实际，提出档案工作的设想，对学院档案工作进行规划、计划、并列入学校的相关文件。
2、定期检查档案工作，及时协调解决档案工作中的问题，确保国家相关法律法规的贯彻、执行和档案工作的有序开展。
3、为分管院长当好参谋，及时向分管院长汇报档案工作的有关情况，并提出档案会议讲话的要点和建议，供领导参考。
4、调动专（兼）职档案人员的积极性，并积极解决或争取解决与他们切身利益相关的问题。
5、采取得力措施，积极推动学校档案工作的发展。
三、分管部门档案工作的系、部、处、室领导职责
1、认真学习、宣传、贯彻执行《档案法》、国家教委《普通高等学校档案管理办法》等上级有关档案工作的规定，领导、督促本部门人员贯彻执行学院有关档案工作的规章制度，把档案工作纳入部门议事日程，列入教学、科研和有关人员的职责范围；
2、落实、检查本部门专（兼）职档案员的工作，听取他们的汇报，帮助他们解决工作中的实际困难，积极支持他们参加档案业务培训和学术研究活动；
3、加强与综合档案室的联系，共同对本部门档案工作进行业务指导，督促有关人员保证案卷质量并及时归档。
四、各部门档案员职责
1、根据学院规定和案卷类目，结合本单位的实际，做好平时立卷工作；
2、负责与本部门有关人员联系，做好档案材料的收集、保管、整理、归档工作，保证档案材料齐全、完整、按时移交；
3、负责按学院规定编写页号、填写卷内目录、拟订案卷标题，经本部门领导和院综合档案室审查后，认真装订、按时移交；
4、积极学习档案业务，不断提高工作水平，主动加强与学院综合档案室联系、汇报，接受业务指导和监督；
5、积极参加学院综合档案室业务学习和学术活动，做好档案安全和保密工作。
五、档案室主任工作职责
1、组织贯彻执行国家、省及行业有关档案工作的法律法规和业务标准。
2、负责档案工作规划、计划及规章制度的编制、实施工作。
3、对档案管理人员的工作情况进行检查指导，组织档案人员的业务学习和培训，并对文件材料归档工作进行监督检查。
4、改进和完善档案工作，不断提高工作质量和服务水平，积极为学校的各项工作服务。
5、及时总结档案室的工作情况，定期向分管领导汇报档案工作，并提出档案工作的意见和建议。
6、完成领导交办的其他工作。
六、档案室档案员工作职责
1、贯彻执行国家、省及行业有关档案工作的方针政策、法律法规和业务标准，在综合档案室负责人领导下开展工作。
2、负责档案的收集、整理、统计、鉴定、保管、编研及利用工作。
3、根据分工做好对各部门及所属单位档案工作的监督、指导。
4、参加学院科研成果鉴定、基建工程竣工验收和购进设备开箱等活动，监督指导有关部门加强有关文件材料的前期控制，保证其齐全完整、系统准确。
5、采取有效措施，确保档案的安全管理，最大限度地延长档案使用寿命。
6、牢固树立服务意识，及时、准确地做好利用档案的信息反馈工作。
7、完成领导交办的其他工作。
