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广东金融学院档案利用制度

发布时间:2019-11-05

根据国家《档案法》和原国家教委《普通高等学院档案管理办法》的有关规定,本着既方便工作,又利于保密,确保安全的原则,制定本制度。

第一条 学院的档案资料主要为学院服务,也为社会服务。查阅档案必须严格履行登记手续,一般在档案借阅室查阅。如确需借出时,必须办理借阅手续,限期归还(一般不超过15天)。凡借出的档案材料,必须如数归还,不得有缺少、损毁和涂改现象,违者按国家有关档案法规定处理。

第二条 查阅已公布开放的档案材料,学院师生员工凭工作证、学生证;院外人员须持单位介绍信(写明查阅问题、目的)和本人工作证或身份证,履行登记手续后方能查阅。

第三条 学院各部门人员调阅档案,原则上只能调阅本单位形成的卷宗以及可公开的普发性文件。如确需调阅其他单位形成的档案,须写明查阅目的和查档内容,经档案形成部门负责人和综合档案室主任批准方能调阅。

第四条 凡调阅党委会议记录,院长办公会议记录,绝密档案材料,有密级的上级文件以及超越原文件规定的阅读范围的档案,应由本部门负责人提出查阅申请,经报请学院党委书记或院长审批后,限定性的阅读有关内容,不得带出综合档案室,不得抄摘。如确因工作需要摘抄时,摘抄稿限期交给综合档案室注销。

第五条 凡调阅有关人员的处分、处理材料,属于一般干部、职工、学生和科级干部的,须经院办主任或档案形成部门负责人批准;属处级干部的须经党委书记或院长批准。

第六条 非公开的科研课题档案,原则上提供给参与课题研究工作的有关人员利用。学院其他人员和外单位查阅,须经科研处负责人签署意见,必要时报请主管院长审批后,方能调阅。

第七条 借阅者必须承担所借阅档案材料的安全、保密责任;不得撕卷或撕去其中文件;不得在文件上划线、圈点、折叠、涂改、写眉批;不得随意摘抄无关的档案材料。如确需要摘抄,档案人员应认真核对摘抄材料,经综合档案室主任审批后,方可盖章;未经同意不得摄制、复制、转 借档案材料。违者根据有关规定给予当事人严肃处理或经济处罚。

第八条 出版类的“审稿意见”,不宜与被审稿的作者见面,只提供给该出版物的编辑人员利用。

第九条 院外人员及本院毕业生利用档案,需按规定收取一定的档案保护费。

第十条 查阅和归还档案时,应严格履行签字、登记、注销等手续,档案人员对归还的档案,应仔细请点,核查无误后方可签字注销。如发现有损坏、丢失等情况,应立即报告有关领导并追究当事人的责任。

第十一条 未经学院授权和上级主管机关批准,任何组织和个人都无权公布档案。

第十二条 境外人员查阅档案,须按国家的有关规定办理。