根据国家《档案法》和原国家教委《普通高等学院档案管理办法》的有关规定，本着既方便工作，又利于保密，确保安全的原则，制定本制度。
第一条 学院的档案资料主要为学院服务，也为社会服务。查阅档案必须严格履行登记手续，一般在档案借阅室查阅。如确需借出时，必须办理借阅手续，限期归还（一般不超过15天）。凡借出的档案材料，必须如数归还，不得有缺少、损毁和涂改现象，违者按国家有关档案法规定处理。
第二条 查阅已公布开放的档案材料，学院师生员工凭工作证、学生证；院外人员须持单位介绍信（写明查阅问题、目的）和本人工作证或身份证，履行登记手续后方能查阅。
第三条 学院各部门人员调阅档案，原则上只能调阅本单位形成的卷宗以及可公开的普发性文件。如确需调阅其他单位形成的档案，须写明查阅目的和查档内容，经档案形成部门负责人和综合档案室主任批准方能调阅。
第四条 凡调阅党委会议记录，院长办公会议记录，绝密档案材料，有密级的上级文件以及超越原文件规定的阅读范围的档案，应由本部门负责人提出查阅申请，经报请学院党委书记或院长审批后，限定性的阅读有关内容，不得带出综合档案室，不得抄摘。如确因工作需要摘抄时，摘抄稿限期交给综合档案室注销。
第五条 凡调阅有关人员的处分、处理材料，属于一般干部、职工、学生和科级干部的，须经院办主任或档案形成部门负责人批准；属处级干部的须经党委书记或院长批准。
第六条 非公开的科研课题档案，原则上提供给参与课题研究工作的有关人员利用。学院其他人员和外单位查阅，须经科研处负责人签署意见，必要时报请主管院长审批后，方能调阅。
第七条 借阅者必须承担所借阅档案材料的安全、保密责任；不得撕卷或撕去其中文件；不得在文件上划线、圈点、折叠、涂改、写眉批；不得随意摘抄无关的档案材料。如确需要摘抄，档案人员应认真核对摘抄材料，经综合档案室主任审批后，方可盖章；未经同意不得摄制、复制、转 借档案材料。违者根据有关规定给予当事人严肃处理或经济处罚。
第八条 出版类的“审稿意见”，不宜与被审稿的作者见面，只提供给该出版物的编辑人员利用。
第九条 院外人员及本院毕业生利用档案，需按规定收取一定的档案保护费。
第十条 查阅和归还档案时，应严格履行签字、登记、注销等手续，档案人员对归还的档案，应仔细请点，核查无误后方可签字注销。如发现有损坏、丢失等情况，应立即报告有关领导并追究当事人的责任。
第十一条 未经学院授权和上级主管机关批准，任何组织和个人都无权公布档案。
第十二条 境外人员查阅档案，须按国家的有关规定办理。
