一、档案库房是学院安全保卫工作的重要部位，要有专人管理，档案箱柜的钥匙由专人专柜保管，非本室工作人员不得擅自入内。
二、切实做好防火、防盗、防潮、防尘、防虫、防霉、防鼠、防高温、防强光等档案保护工作，保持库房清洁卫生。
三、档案库房及周边环境严禁明火装置和存放易燃、易爆、腐蚀物品及其他杂物。注意消防器材和电器线路的检查。
四、新接收的档案要进行除尘、除虫等处理方可入库，每半年进行一次虫蛀、霉变检查，检查有无虫蛀、霉变及字迹褪色等问题，发现虫蛀、霉变要及时处理，及时做好档案技术保护工作。
五、库房要配备温湿度测量仪和空调机、吸湿机等设备，管理人员根据天气变化情况及时调节库房内的温湿度，库房的温度应控制在14℃—24℃，相对湿度应控制在45—60%。 要定时测记库房温湿度，每天进行1—2次登记，每年进行一次综合分析。
六、工作人员每天下班时，须认真检查水电、门窗是否关好，发现问题及时处理。
七、档案工作人员应熟悉消防器材的性能及使用方法，做好消防器材的保养、安全工作。节假日前，均做一次安全防火检查，消除隐患。
