1、什么是档案？
根据《中华人民共和国档案法》规定，“档案是指，过去和现在 的国家机构、社会组织、以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”
2、什么是高等学校档案（简称高校档案）？
高校档案是档案的一个分支。《高等学校档案管理办法》（教育部第 27 号令）称“高等学校档案（以下简称高校档案），指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动形成的对学生和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。”
3、高校档案工作的职责是什么？
根据《高等学校档案管理办法》（教育部第 27 号令）第五条的规定：“高校档案工作由高等学校校长领导，其主要职责是：
（1）贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校 档案工作规章制度；
(2）将档案工作纳入学校整体发展规划，促进学校档案信息化建设 与学校其他工作同步发展；
（3）建立健全与办学规模相适应的高校档案机构，落实人员编制、 档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；
（4）研究决定高校档案工作中的重大奖罚和重大问题。
（5）分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。
4、高校档案工作的意义是什么？
高校档案工作是指从事档案管理和档案事业的一切活动。档案管理是指档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用等活动。高校档案能反映出一个高校在教学、科研、管理等各项活动的情况，不 仅是高校管理的第一手材料，也是高校资产的重要组成部分，更是高 校各项管理的基础。良好的档案管理，有助于高校提升教学、科研水 平和知识储备，保护好知识产权，为高校的可持续发展提供强有力的保障。
5、高校档案部门的基本任务有哪些？
（1）贯彻执行国家关于档案工作的法令、政策和规定，规划全校档案工作。
（2）制订本校关于档案工作的规章制度，并负责监督、指导和检查执行情况。
（3）负责接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计、保管全校的各类档案及有关资料。
（4）开展档案的开放或利用工作。
（5）负责编辑档案参考资料，编辑检索工具，积极开发档案信息资源。
（6）参加档案信息工作的整体化建设，开展多方面协作，进行档案信息交流。
（7）负责对全校档案工作人员的业务培训。
（8）开展档案宣传工作和利用者教育活动。
（9）开展档案学术研究和交流活动。
6、党政类等档案的归档范围是什么？
高等学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。
（1）党群类：主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的 各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结，上级机关与学校关于党群管理的文件材料。
(2）行政类：主要包括高校行政工作的各种会议文件、会议记录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料；学校评估、教代会、校史、院系所等单位综合材料
（3） 基本建设类：主要是基本建设管理和基本建设工程项目活动过程 中形成的文件材料。
(4) 仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在 10 万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。
（5）产品生产类：包括高等学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。
（6) 出版物类：包括高等学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。
7、教学类档案的归档服范围是什么？
主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。具体为：
（1）上级教育主管机关下达的指令性、指导性文件。
（2）综合性教学文件材料。
（3）招生工作的材料。
（4）学籍管理的材料。
（5）学生奖惩材料。
（6）教学计划、方案、教学大纲、教学改革方案总结。
（7）教材方面的材料。
（8）教学实习、生产实习方面的材料。
（9）课堂教学材料。
（10）优秀的、典型的毕业论文、毕业设计及评审意见。
（11）研究生及硕士学位获得者的名册、学位论文及有关审批文件。
（12）毕业生档案去向材料。
（13）毕业生质量调查材料。
（14）师资培训的计划、考核和总结、出国进修等文件。
（15）教研室的教学总结、教师教学经验总结、教师教学质量奖励材料、教学情况调查表。
（16）教师工作量的规定及执行情况。
（17）成人教育（函授、业余）和各类培训班、进修班等形成的文件材料的归档。
8、科研类档案的归档范围是什么？
(1)科研行政管理的文件材料。
(2)科研计划管理的文件材料。
(3)科研成果管理的文件材料。
(4)科研经费管理的文件材料。
(5)申报科学基金及有关批复。
(6)学会工作（学术活动）材料。
(7)科研准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、申报奖励阶段、推广应用阶段的材料。
9、外事类档案的归档范围是什么？
主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等 活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及 管理国外或港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称呼等的材料。
10、财会类档案的归档范围是什么？
包括财务管理工作的各种文件材料以及移交、保管、销毁清册；会计报表、会计账簿、会计凭证及工资清册。学校档案部门只按一定比例择优接收财会类：包括财务管理工作的各种文件材料以及移交、保管、销毁清册；会计报表、会计账簿、会计凭证及工资清册。
11、三种特殊类型的档案类型是什么？
（1)声像类（SX） 反映学校历史发展和主要职能活动中的照片、录音带、录像带、磁盘、光盘、胶片等各种非纸质材料及相应的文字材料。
(2)实物类（SW）学校在公务活动中受赠的具有纪念意义的礼品、字画、书画作品以及获得奖励的奖状、证书、奖杯和其他具有纪念意义的实物。
(3)人物类（RW）学校历任领导、学科带头人、知名人士和著名校友等在各种重要活动和进行学术研究时形成的文件材料。
12、各类档案的归档时间是如何规定的？
（1）学校各党政部门和能按年度归档的部门，应在次年六月底前归 档。
（2）各教学部门和能按学年度归档的部门，应在次学年度寒假前归 档。
（3）科研、基建等部门，应在项目完成后两月内归档。
13、材料的归档有什么具体要求吗？
(1)高校各类文件材料一般归档一式一份，比较重要的和利用频繁的文件材料要适当增加归档份数。
(2)高校产品试制定型、科研成果鉴定、基建工程竣工验收，必须有 档案部门参加。文件材料不完整、不准确、不系统，不能进行鉴定、 验收。
(3)高校产品和工程创优、科研成果评奖，归档的文件材料是否完整、准确、系统要作为一项考核内容，档案部门不签署意见不得申报成果。
(4)学校新购重要设备仪器和引进项目的文件材料到货时，有关专业部门应会同档案部门检查验收文件材料,并及时归档。
(5)本校工作人员因公外出参观学习、考察和参加各种会议，收集获 得的文件材料要按照归档范围的规定，及时向档案部门归档。
(6)学校档案部门要对学校文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督、 检查 。
14、档案整理的基本要求是什么？
档案的整理就是对办理完毕的、具有保存价值的文件材料进行系统化、条理化的过程。它的基本要求是遵循文件材料的形成 规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。
15、档案整理的基本方法是什么？
（1）以案卷为单位整理。以案卷为单位整理就是立卷，即案卷，就是一组有密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列编目。以案卷为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。
（2）以件为单位整理。以件为单位整理就是按照文件材料形 成和处理的基本单位进行整理。一般来讲，一份文书材料、一张图纸或照片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、 一个奖杯等均为一件。文书材料的正本与定稿作为一件，转发件与被转发件为一件，正件与附件作为一件，原件与复制件作为一 件，来文与复文可为一件。以件为单位整理的档案，其基本保管单位是件。
16、档案是如何分类编号的？
(1) 根据国家和有关部门档案分类编号的规定，编制高等院校档案分类编号方法。
(2) 分类编号要遵循文件材料的形成规律，并且要便于保管和 提供利用
(3) 高校产品生产、技术等管理性文件要按其文件内容分别归 入产品。生产、科研、基建、设备等类中统一编号。
17、我国目前规定的档案保管期限有几种？
我国各种档案的保管期限概括起来有两种，即永久和定期。永久是指被保存档案的保管期限为“永久”，即需要永久性保存的档案。定期是指被保存的档案规定有一定的保存期限。如一般文书和科技档案的保管期限规定为永久、长期、短期三种，其中长期为 16—50 年，短期为 5—15 年；会计档案的保管期限规定为永久和定期两种，其中定期有 25 年、15 年、10 年、5 年、3 年不等。
高校要根据国家有关部门的规定，编制档案保管期限表，档案保管期限分永久、长期、短期三种。确定保管期限的基本原则是：
（1）对高校有长远利用价值的档案应永久保存：
（2）对高校在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存；
（3）凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。
18、高校档案的鉴定工作是如何进行的？
鉴定工作要组织由高校领导、专业技术人员和档案人员参加的鉴定小组，直接对档案进行鉴定。每次鉴定要写出鉴定报告，在保管单位备考表中注明鉴定意见，由小组负责人签名，并且注明鉴定日期。鉴定工作应该定期进行，具体由高校根据实际需要确定。
（1）档案通过鉴定，要求达到划定保管期限准确，保管单位质量达到标准规定，鉴定中发现档案不准确、不完整，高校应及时责成有关部门和人员负责修改、补充。
（2）销毁档案必须严格掌握，慎重从事，销毁前要造具体清册，提出销毁报告，经高校领导审批，并报送有关档案管理机关备案。销毁档案时要严格执行保密规定。
19、档案信息是如何进行开发和利用的？
高校档案信息开发利用是高校档案管理的一项重要内容，开发工作主要是指对教学、科研和产品生产的档案信息开发。档案信息开发利用要重点服务于教学、科研和改善学校管理、提高服务质量等方面。
20、高校档案信息开发利用的有几种形式？
（1）在高校内部实行档案开架阅览。
（2）编制并交流档案目录。
（3）对档案进行加工整理，汇编专题资料或编制产品、科研成果、基建工程简介、文摘和数据手册、图表手册、毕业生就业信息、用户反映、国内外高校产品生产情况介绍等。
（4）高校档案开发与提供利用，必须严格执行保密制度。对于积极主动开发与提供利用档案，为发展高校教学、科研和服务管理等做出贡献的人员，高校应给予表扬和奖励。奖励办法按国家有关规定执行。
